İş Tanımı

İş analizi ile iş tanımı iç içe ve yakın ilişki içinde olduklarından iş tanımı, iş analizinin çıktılarından birisi olarak değerlendirilebilir. İş analizi ile elde edilen veriler daha sonra düzenlenerek iş tanımları ve iş gerekleri haline dönüştürülür. 

İşe ilişkin davranış, eylem, izlek, içerik, kapsam, yetki ve sorumluluklar iş (görev) tanımını oluşturur. İş tanımında ağırlıklı olarak söz konusu işi yapacak bireyden beklenenler tanımlanır. İş tanımı, iş tarifi veya görev tanımı olarak da adlandırılır. 

İş analizi işi en küçük ve somut davranış düzeylerine ayırırken görev tanımı genel olarak işin gerçekleştirilmesi için gerekenleri içerir.

İş tanımı ile İş analizi birbirlerinden şu noktalarda farklılaşmaktadırlar:

İş analizi işe yönelikken iş tanımı bireye yöneliktir.

İş analizi daha genişken iş tanımı daha özet bilgi içerir.

İş analizi kurum için, görevlendirme için ve ağırlıklı olarak konunun uzmanları tarafından hazırlanırken iş tanımı daha çok kendilerinden beklenenleri belirtmek üzere çalışanlara verilmek üzere hazırlanır.

İş tanımlarında, işlerin aşağıda belirtilen özelliklerine ilişkin bilgiler bulunmaktadır:

İşin Tanıtılması: İşin unvanı, varsa kod numarası, ait olduğu bölüm ve işin özeti.

İşin İçerdiği Görevler: Hangi görevlerin nasıl yapıldığı çok ayrıntısına girilmeden, yapılış sırasına ya da kronolojik esasa göre (günlük, haftalık, aylık) görevlerin yapılış amaçları da kısaca belirtilerek tanımlanır. Bazı iş tanımlarının bu bölümünde görevlerin işin bütünü içinde ne kadar süre gerektirdiği ya da göreceli önem dereceleri (yüzdesel ya da puanlarla) de belirtilmektedir. 

İşin İlişkili Olduğu Diğer İşler ve İşin Gerektirdiği Gözetim: İşin yatay ve dikey olarak diğer işlerle olan ilişkisi belirlenir. Dikey ilişkiler, gerektiğinde terfilerle ilgili kararlara yardımcı olacaktır. Yatay ilişkilerle de iş akışı ve işin izlek leri belirlenecektir. İşin kendisinin gerektirdiği gözetim ve işin hangi işlerin gözetiminden sorumlu olduğu da bu bölüme eklenebilir. 

İş tanımları yukarıda belirtilenlerden başka, işin yapıldığı koşulları (nemli, sıcak, soğuk, gürültü vb.) ve işin yapılışında kullanılan malzeme, araç, gereç ve teçhizatı da içerir. Bu bölümde ayrıca çalışma koşullarındaki tehlikeli durumlar ve tehlike yaratacak faktörler de ayrıca belirtilmelidir. 

Yöneticilerin iş tanımları ise bazı farklı özellikler içerir. Yöneticilerin görevlerini kesin sınırları ile tanımlamak güç olduğundan, amaçlar ve durumsal faktörler bu tür iş tanımlarında önem kazanır. Bazı iş tanımlarında söz konusu amaçlar, fiziksel kaynaklar, sorumlu olunan süreç, program ve sistemler, beşeri kaynaklar gibi başlıklar altında diğer ikincil amaçlara ayrılarak tanımlanmaya çalışılır.